La misma factura se escribe dos veces.
Contabilidad la registra en Defontana y la copia a Excel porque Cobranza no tiene acceso al ERP. Pasa en facturación y en compras.
DefontanaExcel de traspasoSeguimiento de cobro
Cada OT, medible de punta a punta.
Cinco procesos levantados, un flujo mejorado y ocho indicadores para controlar tiempos y caja desde el ERP.
9personas entrevistadas en seis áreas
5procesos levantados y rediseñados en BPMN
66transiciones de estado con responsable y SLA
8indicadores con meta y decisión asociada
Lo que muestra el proceso actual
El trabajo se hace, pero la información se reescribe, se reparte entre soportes y no deja rastro de quién tiene cada tarea.
personas entrevistadas ingresan la misma información más de una vez.
Sistema ESAPOneDrivePapel timbrado
Una OT, tres soportes.
Ninguno es la fuente oficial. La OT nace digital y se cierra con firma en papel.
Condiciones que viven en un correo.
Lo negociado con el cliente queda en la bandeja de Comercial y no llega a facturación.
Compras aprobadas por copia.
La autorización se da por hecha al copiar a jefatura en el correo, sin registro ni monto límite.
Cinco procesos, antes y después
Cada diagrama está en BPMN 2.0. Cambia entre la versión actual y la propuesta, y abre cualquiera para acercarte al detalle.
Clic para ampliar
¿Cuánto demora un servicio?
Tiempos teóricos a partir de la matriz de SLA. Cambian solos cuando se edita un SLA más abajo.
Ciclo comercial0díasSolicitud a cotización aceptada
Vida de una OT0díasEmisión a cierre de la OT
Ciclo operativo0díasSolicitud a factura emitida
Ciclo completo0díasHasta el pago del cliente
Dónde se va el tiempo, etapa por etapa
Ancho proporcional a los días de cada etapaPermisos y compras parten juntos cuando se emite la OT, así que no se suman: cuenta la rama más larga. Hoy es compras.
El 87% del tiempo no depende de ESAP.
Cada transición registra qué actor controla el reloj. Así, cuando un servicio se atrasa, se sabe de quién dependía el tiempo.
En el ciclo completo pesa el plazo de pago de 30 días que el cliente tiene pactado.
Ciclo completo con cobranza propia0días
0 días
menos de ciclo de caja al ceder la factura
Ciclo completo con factoring0días
El factoring no cambia el servicio, cambia cuándo entra la plata. Esa ganancia tiene un costo: la tasa de descuento, que el sistema debe registrar en cada operación para compararla contra el beneficio.
Cinco objetos, un estado siempre visible
Cotización, OT, permiso, orden de compra y factura. Cualquier persona puede ver en qué punto va cada uno y quién lo tiene.
La OT es el esqueleto. Cuando un objeto se detiene, la OT hereda la causa y el actor. Un permiso en trámite deja la OT en EN ESPERA por Vialidad; un informe devuelto la deja DETENIDA por observaciones internas.
Ocho reprocesos con límite y responsable
Un bucle no es una falla, pero repetirlo sin control sí lo es. Todos siguen la misma regla.
- Cada repetición registra el motivo por categoría y la fecha.
- Se identifica si la causa es de ESAP, del cliente o externa.
- Al llegar al límite, jefatura recibe el historial completo.
- El límite es un parámetro: se ajusta por tipo de bucle.
Ocho indicadores para controlar la OT y la caja
Medibles, con meta y con una decisión asociada. Cada uno convierte en dato una promesa que ESAP ya hace en su brochure y responde a un requisito de su ISO 9001.
La matriz de estados y SLA
Las 66 transiciones del proceso. Edita un SLA y toda la página se recalcula: tiempos, distribución por actor y metas de los indicadores. Los cambios quedan guardados en este navegador.
0 SLA editados
OT: 0 díasCiclo completo: 0 días
No hay transiciones que coincidan con la búsqueda. Prueba con otro término o quita el filtro de actor.
Alcance del trabajo
- Incluye
- ESAP Engineering y ESAP Logistics, que operan con órdenes de trabajo.
- No incluye
- ESAP Rental. El arriendo se gestiona por contrato y disponibilidad, y necesita indicadores propios como la utilización de equipos.
- En pausa
- Conversión de cotizaciones, margen de contribución por servicio y tasa de notas de crédito, hasta contar con datos confiables.
- SLA
- Todos son estimados. Se validan con una medición de 4 a 8 semanas antes de fijarlos como meta.
Lo que falta para medir
- Exportar fechas de estado del Sistema ESAP
Con esa exportación, los cinco indicadores de la OT se calculan con datos reales.
- Definir los SLA con gerencia
Activa el indicador de OT dentro de plazo y fija las metas del primer trimestre.
- Validar cada carril con su responsable
Que las nueve personas revisen su parte del flujo antes de configurarlo en el ERP.
- Confirmar la modalidad del factoring
Si es con responsabilidad, ESAP sigue expuesta hasta que el cliente paga.